E-Mail-Archivierung einrichten
Um mit der E-Mail-Archivierung zu starten, muss sie mit Ihrem Mailsystem konfiguriert werden. Dafür müssen verschiedene Punkte erledigt werden, die wir hier kurz zusammengefasst haben.
E-Mail-Archivierung aufrufen
- Mit den Daten aus Ihrer Bestätigungsmail auf https://cp.skyfillers.cloud/ einloggen
- Links im Menü unter Mailstore auf Instanzen klicken
- In der Liste der Instanzen auf den Instanz-Namen in der Spalte Instanz klicken
- Im Bereich Allgemeine Informationen über den Button Client öffnen die Mailstore-Software aufrufen. Alle weitere Schritte passieren in dieser Software.
Benutzer anlegen
Benutzer sind die Einheiten, zu denen später Archive gehören. Es gibt verschiedene Wege, diese anzulegen. Hier ist eine Übersicht inklusive der Links zur entsprechenden Dokumentation:
Nutzer manuell anlegen: Unter Verwaltung → Benutzer und Archive → Benutzer → Neuer Benutzer. Beim Anlegen entsteht automatisch das zugehörige Benutzerarchiv. Das eignet sich vor allem für einzelne Benutzer oder sehr kleine Umgebungen.
Weitere Informationen: https://help.mailstore.com/de/server/Benutzer%2C_Archive_und_Berechtigungen
Microsoft 365 / Entra ID synchronisieren: Für Microsoft-365-Kunden ist diese Variante meist der sinnvollste Weg. Mailstore synchronisiert Benutzername und E-Mail-Adressen aus dem Tenant. Über Filter bzw. „Nur diese Gruppen“ kann man beispielsweise nur Mitglieder einer bestimmten Entra-Sicherheitsgruppe als Mailstore-Benutzer anlegen. Dabei werden keine Benutzer in Microsoft 365 verändert.
Weitere Informationen: https://help.mailstore.com/de/server/Synchronisieren_von_Benutzerkonten_mit_Microsoft_365_-_Modern_Authentication
Active Directory (AD) synchronisieren: Klassische AD-Umgebungen mit Infrastruktur vor Ort (“On Premise”) können direkt angebunden werden. Auch hier lassen sich beispielsweise nur Mitglieder bestimmter AD-Sicherheitsgruppen synchronisieren.
Weitere Informationen: https://help.mailstore.com/de/server/Active_Directory-Integration
Generisches LDAP: Diese Variante ist für andere LDAP-basierte Verzeichnisdienste geeignet. Attribute für Benutzername, E-Mail-Adressen, Gruppen usw. können entsprechend zugeordnet und gefiltert werden.
Weitere Informationen https://help.mailstore.com/de/server/Generische_LDAP-Integration
Andere direkte Verzeichnisintegrationen:
Archivierungsprofile einrichten
Archivierungsprofile legen fest, woher E-Mails abgerufen und welche E-Mails archiviert werden. Die Profile werden im Mailstore-Client unter E-Mails archivieren → Profil erstellen eingerichtet.
Automatische Ausführung aktivieren: Für eine kontinuierliche Archivierung sollten zentrale Archivierungsprofile automatisch auf dem Mailstore-Server ausgeführt werden.
Passende E-Mail-Quelle auswählen: Wählen Sie Ihr E-Mail-System aus, z. B. Microsoft 365, Exchange oder IMAP.
Weitere Informationen: https://help.mailstore.com/de/server/E-Mails_archivieren
Benutzer und Postfächer auswählen: Legen Sie fest, ob E-Mails für alle oder nur bestimmte Benutzer archiviert werden sollen. Bei Microsoft 365 können beispielsweise gezielt einzelne Benutzer ausgewählt werden.
Weitere Informationen: https://help.mailstore.com/de/server/E-Mail-Archivierung_von_Microsoft_365_-_Modern_Authentication
Empfohlen: Postfacharchivierung + Journaling
Für die geschäftliche E-Mail-Archivierung empfiehlt sich eine Kombination aus zwei Profilen:
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- Postfachprofil: Mailstore ruft dabei die Benutzerpostfächer regelmäßig vom Mailserver ab. Dadurch werden auch bestehende E-Mails und die Ordnerstruktur übernommen.
- Journal-/Gateway-Profil: Neue ein- und ausgehende E-Mails werden bereits beim Versand bzw. Empfang erfasst und über ein sogenanntes Journal- oder Mailstore-Gateway-Postfach archiviert.
Die Journalarchivierung ist insbesondere wichtig, wenn eine möglichst vollständige Archivierung sichergestellt werden soll: Nachrichten werden erfasst, bevor Benutzer sie aus ihrem Postfach löschen oder verändern können.
Weiterführende Informationen
Hier noch eine Liste mit weiteren hilfreichen Links, die Antworten auf viele Fragen rund um die E-Mail-Archivierung liefern:
Hinweis
Eine GoBD-konforme Archivierung ergibt sich nicht allein aus dem Einsatz der E-Mail-Archivierungslösung von Skyfillers. Die konkrete Konfiguration, Aufbewahrungsfristen, Berechtigungen und organisatorischen Prozesse müssen zu den gesetzlichen Anforderungen und den individuellen Anforderungen der jeweiligen Organisation passen. Im Zweifel sollten diese mit einer Steuer- oder Rechtsberatung abgestimmt werden.